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2010年10月22日 メールマガジン 人間の能力 所感 【第59回】:資料の管理の「困った」を無くす方法

2012年12月11日掲載開始

 

 

 

 

こんにちは。

ロゴ作成専門ビズアップ 津久井です。

 

 

最近の私のメルマガ、
ちょっと長文化してきていて
みなさまに負担になっていないか心配です。

 

もう少しコンパクトで
読みやすいものにしなければですね。

 

そもそも私はブログなどを書く際も
ついつい長文になってしまいます。

 

こだわってしまうんですね。

 

それで疲れてブログが続かない、
という結末に陥ってしまいます。

 

このメルマガは
「楽しみにしてるよ!」
「いつも読んでるよ!」

 

といううれしいお声をかけてくださる方が
ありがたいことに本当に多いので、
毎週続けられています。

 

おっと、
また長くなるところでした。

 

今号はちょっとデザインとは離れまして、
ある便利な商品をご紹介したいと思います。

 

最近でこそ、
仕事で使う紙の資料って
だんだん減っている傾向があると思います。

 

そのかわり、
電子メールやインターネット上の何かが
資料になったりしていますよね。

 

で、私だけかもしれませんが、

 

・紙の資料しかなかった時代

 

よりも

 

・紙とデジタルの資料の両方がある時代(つまり現代)

 

のほうが、
「資料の管理がメンドクセー!!」

 

という事態に陥っています。

 

紙だけの時代の時のほうが、
量はともかくとして管理が自分の中で
ルール化されていたと思います。

 

今は両方ある上に、
デジタルが便利なため
逆に紙資料のわずらわしさが際立ってしまう。。。

 

資料は極力1ヶ所で
管理されている方がいいはずですが、
デジタルのものはパソコンの中に、

 

それ以外のアナログのものは・・・
「どうしよう・・・」。。。

 

どんな資料でもパソコンの中に
すべて入れることができれば
便利ですよね。

 

必ずパソコンの中にあるとわかれば、
さがす場所が1ヶ所(パソコンの中だけ)に
限られますので。。。

 

で、
紙の資料をデジタルデータに
変えてくれるのがこちらの商品です
(なんか通販番組みたいな流れですんません)。

 

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
カラー イメージ スキャナ
ScanSnap (スキャンスナップ)
http://bit.ly/bCc5LO
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

 

富士通から出ている商品です。

 

私は富士通の回し者でも何でもないのですが、
ある著名な方の本で紹介されていまして
(実はその方のロゴをビズアップで作らせていただきました)、

 

すぐに購入しました。

 

簡単にいえば、
ワンタッチで両面をスキャンしてくれる
卓上のスキャナーです。

 

3つほどお話させていただきます。

 

▼ScanSnapのいいところ
▼さらにこうすると便利!
▼名刺の管理会社と併用するとさらに便利!

 

▼ScanSnapのいいところ

 

卓上のスキャナーなので、
手を伸ばせば届くところにスキャナーが
ある環境を作れます。

 

しかも、スキャンのスピードが速い!

 

当然ながら一枚ずつ紙をセットする、
なんてことも必要なく、

 

10~20枚程度の書類はすべて重ねて
ワンタッチでセットし、数十秒後にはスキャン完了です。

 

操作も非常にカンタンで、
資料をセットしてボタンを押せば
勝手に両面スキャンしてくれますし、

 

片面しかスキャンしたくない場合も
パソコンの画面からワンタッチで
片面スキャンを実行できます。

 

ちょっと申し訳ないのですが、
私はいただいたパンフレット類も
A4サイズに切ってしまいスキャンしてしまいます。

 

スキャンし終わった資料は・・・

 

堂々と捨てましょう!!!

 

▼さらにこうすると便利!

 

さらにビズアップでは、
社内でScanSnapを使うことを仕組み化しました。

 

どういうことかというと、

 

経理・事務担当の女性のパソコンに
ScanSnapを接続し、

 

社員はスキャンしてほしい資料を
1種類ごとにクリアファイルに入れ、
所定の場所に置いておきます。

 

こうすると、
忙しい社員たちが
自分でスキャンする手間すら省けます。

 

事務の女性は一日の決まった時間に
所定の場所に置いてある資料を
まとめてスキャンするだけ。

 

あとは、
PDF化されたその資料を
社員全員が共有しているフォルダの中に
まとめてどかっと入れておき、

 

それぞれが自分の分を
そこから取り出して自分のパソコンで管理する。

 

これだけで、
社内の紙資料の管理が効率的になります。

 

おまけにScanSnapの台数は1台ですみます。

 

▼名刺の管理会社と併用するとさらに便利!

 

名刺の管理もデジタル化できてしまいます。

 

名刺をデジタル化できてうれしい理由は、
いつでもどこでも名刺を持ち歩かずに検索できる、
という点と、

 

アナログでの管理は必要なくなり、
1ヶ所に仕分けもせずに置いておくだけでよくなる
という点です。

 

名刺管理については、
我々はこちらの名刺管理代行会社を利用しています。

 

名刺即戦力
http://bit.ly/bafIQ4

 

名刺管理代行会社はたくさんありますが、
私が調べた限りでは基本料金だけで
月額3,000円~5,000円/社員1名が相場のようです。

 

これにプラスして
名刺一枚あたりの料金が発生します。

 

バカ高いわけではないのですが、
付加価値をつけづらいサービスですので、
月額3,000円~5,000円/社員1名というのが
どうも即決できない値段で、

 

「名刺管理ソフトを買ったほうがいいのではないか」とか、
「でも自分のパソコンはMacなので使えないソフトばかりだし」とか
余計なことで悩んでずっと困っていました。

 

こちらのサイトは、
月額200円/社員1名+名刺1枚あたり18円!

 

安すぎて怪しいかな、とも思いましたが
この会社の社長を知っている人からの
紹介だったため即決しました。

 

あとは、紙資料と同様に
事務の女性に名刺をまとめてスキャンしてもらい、
スキャンデータをこの会社に送るだけです。

 

これだけで自分のケータイでも
過去にもらった名刺のすべてが見れます。

 

「あの人に電話しないといけないけど名刺が見つからない!」

 

というわずらわしさから開放されますし、
社員がバラバラに管理していた名刺も
一元管理できるようになります。

 

さて、私はデジタルのメリットは
以下の2つに集約されると思います。

 

・検索できる
・複製できる

 

「探すこと」と
「同じものを2つ以上つくること」という行為は、

 

私はとても無駄なことだと思います。
生産性がないからです。

 

これがワンタッチでできて
時間が大きく節約できるということが
デジタル化の最大の強みです。

 

もっと言えば
「デジタル化できない大切なこと」
に時間を使うためにデジタル化はあると思っています。

 

たとえば、
・アイディアを考える(ビズアップで言えばデザインや企画)
・将来のことを計画する
・人とコミュニケーションをとる
(デジタル化されている面もありますが)

 

などなど、
こういったことに最大限の時間を使うために、
生産性のないことをデジタル化し
無駄な時間を無くす必要があるということです。

 

さてさて、
ScanSnapはこちらから購入できます。
http://bit.ly/c79QTO
http://bit.ly/bCc5LO

 

結局、通販番組みたいですみません
(そして、結局長文ですみません)。

 

 

今回はここまでです!
またメールさせていただきます!

 

 

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津久井

 

 

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